El tiempo, la última frontera

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Ante todo me presento, soy Juan Manuel Rodríguez, y me uno hoy al equipo de colaboradores de Zyncro para ayudar a difundir la idea de qué son las redes sociales corporativas y cómo nos pueden ayudar a ser más productivos.

El mayor desafío de esta crisis es llegar más lejos con lo mismo, o incluso con menos. El verdadero reto es la eficacia. Podemos intentar de todas las maneras imaginables reducir los costes de materias primas, personal, infraestructura, etc., pero siempre llegaremos a una última barrera, a un límite estructural, muy difícil de superar.

Sólo mejorando la eficacia del equipo humano y la gestión de la información, podremos cruzar esta última frontera y por tanto seguir siendo competitivos. Porque  si no lo hacemos nosotros, lo hará antes nuestra competencia. Este es el motivo de la eclosión de herramientas como Zyncro, que tienen como fin la mejora notable de esta eficacia.

“El tiempo es la última frontera. La sobrecarga de información tiene como consecuencia el hambre de tiempo. La tecnología ya nos permite consumir de una manera cada vez más eficiente la información que recibimos.”
(Alfons Cornella, en el Update7 de Infonomía, en noviembre de 2011)

Un par de ejemplos en los que probablemente todos nos veremos reflejados:

El abuso del email

¿Cuántas veces hemos odiado en silencio esos emails en cadena con 15 o 20 destinatarios, en los que no se dice nada urgente pero generan interrupciones constantes? ¿O hemos enviado por email un informe por miedo a que el documento se quede en la intranet sin que nadie sepa que existe? El abuso del email ha llevado en los últimos años a muchas empresas a declarar por ejemplo los viernes como “días libres de emails”, y esto ¡ha mejorado sus resultados! Da que pensar, ¿no?

Reuniones improductivas

En el fondo todos sabemos que muchas reuniones de seguimiento son una pérdida de tiempo, porque gran parte de lo que se dice podría haber sido transmitido casi en tiempo real mucho antes, y nos habríamos ahorrado un tiempo valiosísimo de varias personas reunidas para, en definitiva, no hacer nada realmente útil. Dejemos las reuniones presenciales para la toma rápida de decisiones, y no para transmitir algo que ya debería conocerse antes de entrar por la puerta.

El hilo conductor, el factor común de estos ejemplos y más que podríamos encontrar, es el reto de asignar el tiempo y el medio apropiados para cada tipo de información y de interacción. Si algo es realmente urgente, coge el teléfono y llama, o usa la mensajería instantánea. Pero para que el resto de la información fluya siempre con la prioridad que le corresponde (es decir, que un equipo se comunique de forma eficaz) necesitamos herramientas que nos permitan ajustar ese balance entre la importancia de una información, el medio para almacenarla, y los momentos en que se le permite interrumpirnos.

¿Os imagináis un día de trabajo con sólo las interrupciones imprescindibles?
¿Y con la información al día y clasificada, para cuando yo decida que voy a consultarla?

Esto implica crear todo un abanico de posibilidades intermedias de comunicación, más allá del reducido conjunto al que estábamos acostumbrados: email, teléfono, chat, intranet y reuniones presenciales. Si las redes sociales fuera de la empresa nos han permitido que aparezcan esos “niveles de gris” intermedios, entre el “blanco” de los amigos con los que hablábamos casi cada día por teléfono, y el “negro” de los que no teníamos tiempo ni de escribirles un email en varios meses, un cambio de paradigma parecido se está produciendo ya dentro de la empresa con la gestión de la información.

La red social corporativa Zyncro se ha creado precisamente para conseguir este reequilibrio, utilizando un entorno parecido al que el usuario ya está acostumbrado por el uso personal de herramientas como Facebook o Twittter, pero totalmente integrado, y adaptado a los objetivos y necesidades del entorno empresarial. Estas herramientas, además, fomentan la participación de los miembros del equipo de maneras hasta ahora desconocidas, y esto puede permitir descubrir talento e intraemprendedores que podríamos tener ya en nuestro equipo… ¡sin saberlo! Pero de esto último hablaremos en el próximo post