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Hace unos días contábamos como gestionar pequeños proyectos con Zyncro y algunos de vosotros nos preguntabais como hacer lo mismo con proyectos grandes. Tanto si trabajamos con PMI, PRINCE2 o cualquier otra métodología, Zyncro nos ofrece toda una serie de herramientas que nos ayudarán a conseguir una gestión más eficaz de los proyectos. Los principales beneficios pueden resumirse en:
Un proyecto = Un grupo. Dentro de Zyncro y, accesible a través de web, encontraremos de forma centralizada los documentos que vamos generando, las personas que forman parte del proyecto y las novedades, noticias y comentarios sobre la actividad del proyecto.
Entorno abierto y seguro. Toda la documentación del proyecto es accesible a través de web de forma segura y confidencial. Todos los miembros del proyecto necesitan una contraseña para acceder y la comunicación está en todo momento cifrada a través de SSL. Es una buena solución cuando tenemos personas trabajando, por ejemplo, en casa del cliente y sin acceso a la red corporativa de nuestra compañía.
Acceso para clientes. Existen dos formas para dar acceso al cliente a documentación específica del proyecto: a través de usuario y contraseña o directamente a través de un zlink codificado. De esta forma, se puede crear un área de documentación pública a la que nuestros clientes pueden acceder de forma cómoda y rápida.
Gestión de reuniones y tareas. Dentro del mismo proyecto (en Zyncro, grupo), podemos centralizar todas las actas de reuniones así como las tareas que de ellas se derivan. Esta funcionalidad es idónea para conseguir que las cosas se hagan en tu proyecto.
Una ISO-9001 más sencilla. Gracias al sistema de autoversionado automático y al histórico de versiones, el tiempo necesario para la generación y mantenimiento de documentación se reduce drásticamente. El histórico de autores, cambios y renombrado de archivos lo realiza Zyncro de forma autónoma.
Integración con el correo electrónico. Podemos configurar la forma en que queremos recibir notificaciones y avisos a través de email. Tenemos varias opciones: publicación de nuevas versiones de documentos, noticias, comentarios y actividad del grupo. Al contestar un correo relacionado con un documento o noticia, automáticamente se suma a la línea de comentarios del proyecto.
Buscar algo nunca fue tan fácil. Introduciendo el nombre de una persona, un título o una palabra clave, obtendremos los resultados de forma clara y concisa, agrupados en mensajes, archivos y carpetas, grupos y personas. Zyncro es capaz de encontrar resultados dentro de documentos de MS Office, OpenOffice, PDFs y TXTs.
Y todo en 10 minutos. No importa si eres o no usuario de Zyncro. En menos de 5 minutos puedes conseguir tu cuenta y en otros 5 puedes haber creado tu proyecto, la estructura de carpetas, los miembros del proyecto, haber añadido los logos y colores favoritos y estar operativo online.
¿ Cómo lo hacemos en Zyncro ?
Lo primero es crear el proyecto y asignar las personas que formarán parte del mismo:
- Iremos a “Archivos y grupos” y después a “Crear nuevo grupo”.
- Cumplimentaremos los datos del grupo y seleccionaremos a los miembros del equipo de proyecto que tendrán acceso. A los clientes los añadiremos más tarde.
- El siguiente paso consiste en crear las carpetas del proyecto con “Archivos y Grupos” y “Nueva carpeta”. Por ejemplo, si seguimos PMBOK®, una buena organización de directorios podría ser esta:
A partir de aquí, ya podemos comenzar a trabajar normalmente en el proyecto, generando la documentación correspondiente en cada una de las carpetas. A cada nueva versión que se genera, el autor puede añadir comentarios que a su vez pueden ser complementados por aportaciones de otros miembros del grupo con permisos.
Otro aspecto a tener en cuenta es la posibilidad de poder realizar el seguimiento del proyecto utilizando el sistema de gestión de actas de reunión y la asignación y seguimiento de tareas a los miembros del equipo de proyecto.
¿ Cómo pueden mis clientes acceder a la documentación del proyecto ?
Tenemos dos opciones; la primera consistiría en identificar la carpeta dentro del proyecto que contiene la información a la que queremos que nuestro cliente acceda (en el ejemplo anterior podría ser “03.Ejecución”), después debemos crear un zlink a esa carpeta (icono “Generar Zlink” -la cadenita- a la derecha del nombre de la carpeta) y enviarlo al cliente utilizando correo electrónico o mensajería instantánea. De esta forma, el cliente accederá sin necesidad de ser usuario de Zyncro a los contenidos de esa carpeta en modo lectura, pudiendo descargarse las últimas versiones publicadas.
Otra opción es la de invitar a nuestro cliente a formar parte de Zyncro, con lo cual podremos invitarle a formar parte del proyecto como miembro. Generalmente, lo que haremos será crear dos proyectos (grupos), uno interno y otro público (en el que estará nuestro cliente), de tal forma que los documentos restringidos o privados (presupuestos, registros de horas, etc) continúen siendo accesibles únicamente por nosotros.
Como CTO de Zyncro, utilizo a diario todas estas funcionalidades y recomiendo esta solución para Directores de Proyecto de cualquier sector.
Hace ya bastantes semanas tomé la decisión de dejar la dirección de operaciones y tecnología de Zyncro e incorporarme a la 15ª empresa más grande del mundo para ayudar a implementar su “estrategia digital”. Aunque fue una decisión difícil y emocionante por todos los días y las noches vividas junto a Zyncro y sus grandes personas, me voy satisfecho por el trabajo realizado y con la seguridad que la nueva CTO, Susana Duran (con la que he trabajado durante los últimos 10 años) es la mejor garantía de continuidad y crecimiento para la compañía.
Pep, 
Pere Carrasco, 
Carles, 
@PuedoOpinar 14:28 el 26/07/2011 Enlace permanente |
Gracias, buenisimas las 8 claves
Gimena 19:17 el 26/07/2011 Enlace permanente |
Gracías, muy buenas las 8 claves esta es mi forma de pensar..
Esther 22:51 el 27/07/2011 Enlace permanente |
Enhorabuena por tan valioso proyecto y sabios consejos. Sois un equipo humano excelente!
Didac 19:20 el 08/08/2011 Enlace permanente |
Conocí a Sampi por sus posts de su blog: albertsampietro.com
Pere Carrasco 19:24 el 08/08/2011 Enlace permanente |
Cada dia s`aprenen coses noves. 8 punts genials.
Pep 17:52 el 29/08/2011 Enlace permanente |
En general estoy de acuerdo con los ocho puntos que apuntas, aunque siempre hay un pero.
El axioma de “si no ganas dinero no seras feliz” no tan solo no es cierto del todo sino que incluso me atreveria a decir que “pobre de aquel que se sienta identificado” esta al borde de la depresión y de la soledad.
Con esto no estoy diciendo que no sea importante que por algo todos trabajamos, que ya os veo venir.