Cuatro claves de una intranet colaborativa
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“Qué gran papel ha jugado la intranet”, piensa Beatriz, Dircom de una editorial especializada en literatura infantil. Su lanzamiento creó una referencia informativa para los empleados, y facilitó compartir valores así como consolidar espíritu de equipo. Pero en apenas cinco años la intranet ha perdido glamour, se ve pesada y lenta para seguir el ritmo de la compañía. La entrada en nuevos mercados y unos objetivos de negocio más agresivos, demandan una cultura de trabajo más dinámica y eficiente. Además, muchos empleados de la compañía ya utilizan otras formas de comunicación, 2.0, así como lo hacen los clientes. Este contexto exige evolucionar la intranet. ¿Cómo enfocarla?:
1. Contenidos centrados en las personas.
De una intranet 1.0 basada en contenidos corporativos estáticos, es necesario avanzar hacia una intranet 2.0 alimentada por contenidos participativos sobre las experiencias de las personas y equipos. Contar los hitos del negocio siempre en voz de los colaboradores, que son los verdaderos protagonistas. De esta forma no solamente informamos sino que también construimos reconocimiento y por tanto motivamos a la acción. Un consejo: menos texto, más vídeo.
2. Orientada a la colaboración y la participación.
Junto a la información oficial de la compañía, que siempre ha de estar presente, la intranet debe ofrecer un espacio de colaboración y participación (perfil del empleado, chat, foros, blogs, documentos colaborativos, tormenta de ideas, Wiki, entre otras herramientas) que facilite el intercambio de mejores prácticas, trabajar de manera más eficiente, consolidar sentimiento de pertenencia e identificar conocimiento en la organización. De nuevo el vídeo Beti es ya un clásico ejemplo.
3. Integrada en el trabajo diario.
La intranet se posiciona como la puerta de entrada del empleado a todos los contenidos, servicios y aplicaciones de la empresa. Es decir, el marco en el que el colaborador encuentra su información de interés, sus aplicaciones de recursos humanos (nómina, plan de formación, etc), así como a sus contactos a través del chat, sus foros temáticos o sus entradas preferidas en la Wiki, entre otras muchas posibilidades.
4. Global-local.
Este es uno de los grandes retos en gestión de comunicación interna de compañías multinacionales, y será tema estelar de otro relato. Ahora basta con decir que la nueva intranet de Beatriz debe apoyarse en una plataforma multi-país y multi-idioma, con módulos de contenido globales (gestionados por el Corporativo de la compañía), locales (gestionados por cada país), y personales (gestionados por cada empleado). Una sola intranet global, doméstica y personal.
Beatriz sale de relatoscorporativos.com con las ideas más claras. No obstante, sabe que no será fácil. Es algo más que una nueva intranet, es una nueva forma de trabajar, y la gestión del cambio será fundamental para alcanzar el éxito.
Pablo Fuentes es gerente de comunicación interna de Telefónica Latinoamerica. En su blog relatoscorporativos.com, encontraréis las mejores estrategias e ideas para implantar sistemas de comunicación 2.0, así como la últimas tendencias en comunicación corporativa.
