Desafíos de los entornos colaborativos

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Nota del editor: El artículo que os ofrecemos hoy es del blog de Índize, consultora que comparte con Zyncro valores como la eficiencia, la practicidad o la colaboración. Agradecemos a Índize que nos haya permitido reproducirlo y compartirlo también con vosotros. Como sabéis, desde Zyncro trabajamos cada día para dar voz a las empresas, y a las personas que las forman, que impulsan y promueven la filosofía colaborativa 2.0.

El impacto de la web social o también llamada Desafíos-entornos-colaborativos2.0 está cambiando las formas de interactuar y trabajar en las empresas. Éstas tienden a ser menos jerárquicas y con líneas de trabajo mucho más horizontales que  favorezcan la distribución del conocimiento entre sus miembros. La tecnología aplicada a esta filosofía no sólo abarata costes sino que también fomenta el aprendizaje con la irrupción de un modelo más colaborativo y constructivo.

Esta nueva tendencia supone destacar lo colectivo frente  a lo individual dónde términos como inteligencia colectiva obtienen una relevancia notoria ante la imposición de trabajar en grupo y el conocimiento pasa por ser el activo más importante de la empresa.

Todo esto se conseguirá gracias a la colaboración entre los miembros de la empresa y a la propia interacción generada. Por lo que llegados a este punto es de vital importancia la creación de un marco de acción para su potenciación en la empresa y en donde el trabajo grupal se pueda desarrollar. Y es aquí donde aparecen los entornos colaborativos como los espacios que favorecen dicha colaboración y gestión del conocimiento gracias a la superación de barreras de espacio y tiempo.

En una época como la actual donde la incertidumbre está presente detrás de cualquier toma de decisiones,  las plataformas colaborativas basadas en la innovación y la colaboración suponen una creación y aumento de valor que facilita una adaptación al cambio gracias a una mayor flexibilidad y orientación hacia la consecución de objetivos. Para ello dichos entornos deben de procurar agilizar la toma de decisiones y evitar bloqueos que supongan un obstáculo para la gestión del proyecto.

Pero no todo es tan fácil,  y en ocasiones puede resultar difícil su implantación y buen uso por lo que la creación de entornos colaborativos supone la superación de una serie de  desafíos dentro de la empresa:

En primer lugar, conseguir  la motivación de los trabajadores para propiciar una participación adecuada, por lo que resulta de vital importancia la adecuación de los objetivos individuales  a los objetivos organizacionales. Los usuarios de dichas plataformas deben de comprender su importancia y utilidad para el beneficio organizacional. Facilitando una adecuada gestión de tareas que evite solapamientos de tareas con el correspondiente incremento de  la productividad.

Otro desafío que se les presenta a las empresas es la evolución de los  entornos colaborativos virtuales  los que deben de proporcionar  herramientas colaborativas con enfoques más realistas  y adaptados a los marcos de trabajo establecidos por la empresa. Las herramientas tecnológicas deben de ser entendidas como facilitadoras y no como un fín en sí mismo, para propiciar un acceso rápido a los recursos compartidos. No existe la herramienta colaborativa perfecta y cada empresa deberá seleccionar aquella que se ajuste más a sus necesidades u objetivos.

Como venimos diciendo la colaboración precisa de la participación de las personas con sus correspondientes aportaciones, pero es necesario un control y filtrado de dichas aportaciones para tener la certeza de que las decisiones adoptadas han sido las adecuadas  ya que de lo contrario correremos  el riesgo de tomar decisiones mediocres sin efectos positivos sobre la organización. Tenemos que tener en cuenta que no todo es válido y saber escoger aquello que realmente favorezca el desarrollo organizacional.

Por último destacar la importancia de la cultura organizacional, todas las aplicaciones están pensadas y diseñadas para la colaboración entre personas y grupos de personas, siendo éstas, la mayor fuente de ventaja competitiva de las empresas, por lo que adaptar dicha cultura no es fácil y requiere de tiempo y esfuerzo para cambiar los hábitos organizacionales. Es vital llevar todo esto a la práctica evitando que se queden en conceptos teóricos con lo que en última instancia supondrá un derroche de recursos y una pérdida de tiempo provocando  incluso un declive en la productividad al no utilizar correctamente las herramientas por falta de la implicación de las personas o  uso inadecuado.

 

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