Trabajar en voz alta

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Soy un freelance trabajando desde casa. Gran parte del día no tengo a nadie cerca, pero no trabajo solo. Diariamente estoy en contacto con mis clientes, mis proveedores y mis socios con quien colaboro en varios proyectos.

No obstante, a veces echo de menos la cafetera de la oficina, donde podía comentar las últimas noticias y reír con mis compañeros. Estos compañeros también fueron la mayor fuente de retroalimentación relacionado con mi trabajo.

También hay cosas que no echo de menos, como las reuniones semanales para discutir el estado de los proyectos.

Ahora tengo sólo a mi pareja para poder tomar el café y comentar las noticias. El resto de mi comunicación se ha desplazado a internet.

Colaboración 2.0

Hoy en día existen muchas herramientas para colaborar sin necesidad de estar en el mismo lugar, desde e-mail y Twitter –aún me acuerdo que al principio en la interfaz ponía: ¿qué estás haciendo?– hasta plataformas completas como Zyncro.

Cuando los socios y compañeros no están en el mismo lugar, la comunicación interna es aún más importante para generar resultados.

Siempre cuando colaboro en proyectos a distancia, aplico los dos hábitos que Bryce Williams identificó en su artículo When will we Work Out Loud? Soon!:

Trabajar en voz alta = Trabajo observable + Narrando el trabajo

Trabajo observable

Este concepto simplemente implica que el resultado intermedio de mi trabajo está accesible para mis colaboradores. En lugar de guardar el documento que estoy escribiendo en la carpeta Mis documentos de mi ordenador, uso plataformas online, donde mis socios pueden ver y comentar el progreso e incluso modificar el documento.

Basado en esta retroalimentación, puedo corregir la dirección de mi trabajo lo antes posible y conseguir mejores resultados en menos tiempo.

Las plataformas modernas de colaboración visualizan en tiempo real en qué trabaja cada uno de los miembros del equipo. Cada vez que modifico un documento, mis compañeros pueden ver una notificación en el sistema, incluso con un resumen de los cambios hechos. Además, todo el material está centralizado e indizado para poder encontrar rápidamente la información necesaria.

Narrar su trabajo

Asimismo, mantengo un diario público (blog o micro-blog) donde explico de forma abierta qué estoy haciendo, qué problemas encuentro, qué soluciones he encontrado y cómo me siento. También comparto artículos relevantes que he encontrado y obviamente hay espacio para algún chiste de vez en cuando.

Finalmente, cuando se trata de un proyecto grande, intento comunicar cada día al menos estos puntos:

  1. Qué he conseguido hoy
  2. Qué no he podido conseguir
  3. Cuáles son los riesgos que he identificado que afectaran la planificación del proyecto
  4. Cuáles son mis planes para mañana

Durante el día mantengo un documento abierto donde poco a poco voy contestando estos puntos. Al final del día sólo tengo que publicarlo.

Si todos los miembros del equipo narran su trabajo abiertamente no necesitamos ninguna reunión para evaluar el estado del proyecto y ganamos mucho tiempo.

Personas que ya están familiarizadas con herramientas de colaboración entienden perfectamente los beneficios de trabajar en voz alta. Los demás simplemente deben probarlo durante un tiempo para aprender que se puede colaborar eficazmente a distancia.

Jeroen Sangers (@JeroenSangers) es consultor de productividad personal y autor del blog El Canasto. Es especialista en las técnicas modernas de gestión de tiempo, acciones y atención y ofrece formación, consultoría y charlas sobre una manera más inteligente de trabajar y vivir.

Si tú también quieres disfrutar de los beneficios que tiene trabajar en colaboración para tu productividad, te invitamos a que pruebes Zyncro gratis. ¿Te animas?