Cómo iniciar una gestión del conocimiento en una pyme, aprovechando el conocimiento interno y el que es posible localizar en internet

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Nota del editor: Hoy damos la bienvenida a nuestro blog a un nuevo autor. Sergio Ríos es Consultor, Formador y Director de Biable, consultora especializada en la innovación en gestión. Comienza una serie de artículos en los que hablará de cómo construir procesos eficaces de gestión del conocimiento en empresas. ¡Bienvenido Sergio!

La gestión del conocimiento como elemento dentro de las organizaciones se diluye entre multitud de ideas, procesos o conceptos. Usualmente se confunde con innovación, con creatividad, con gestión documental, e incluso se entiende como una herramienta meramente informática.

Gestionar el conocimiento de una organización es una tarea compleja y delicada, llena de interacciones,  interconexiones e interpretaciones entre procesos internos. Sin embargo puede resumirse en tres fases:

  1. Gestionar el talento del capital humano: es el que está contenido en las personas que componen la organización. Es necesario conocerlo, ordenarlo, extraerlo y comunicarlo.
  2. Gestionar el capital de la organización: es el conocimiento propio de la organización, como pueden ser procesos, pautas de trabajo, documentación, bibliotecas, buenas prácticas, etc.
  3. Gestionar el capital relacional: el conocimiento compartido con otras organizaciones, como clientes, proveedores y otros grupos de interés. Por ejemplo jornadas, eventos realizados o actividades de benchmarking.

En este post nos centraremos en qué conceptos hay que tener en cuenta y conocer y cómo aprovechar los medios tecnológicos para dar un empuje a la gestión del conocimiento. En el próximo, os explicaré cómo se coordina la explotación inicial del conocimiento, para una empresa de servicios de nueva creación, y cómo interviene el capital humano desde el inicio.

Conceptos esenciales a conocer y diferenciar 

  1. Gestión del conocimiento
  2. Sistema de gestión del conocimiento: manera bajo la cual la empresa realiza la gestión, esto es: procesos que conforman el sistema de reconocimiento, obtención, extracción, análisis, difusión y adopción.
  3. Herramienta para la gestión del conocimiento: utilidad bajo la cual se almacenará, ordenará, difundirá y revisará el conocimiento.
  4. Gestión Documental: parte esencial en la gestión del conocimiento. Estructura bajo la cual se indexará, para una rápida localización.

Teniendo en cuenta estos conceptos, podemos definir un flujograma inicial para poner en marcha una gestión del conocimiento a nivel 0, basada en detección de conocimiento, curación, adopción, y difusión.

Un proceso de comienzo y válido para cualquier PYME podría ser: 

 

En este proceso nos hemos centrado en dos acciones iniciales:

  1. Utilizar y extraer el talento que las personas que conforman la organización ya tienen o han ido adquiriendo en su trabajo diario o en su formación profesional.
  2. Utilizar y curar contenidos de valor que pueden integrarse en el conocimiento válido de la empresa, para integrarse en cualquiera de las tres fases (capital humano, organización y relacional) o en las tres a la vez.

De esta manera estamos constantemente actualizando, ya no sólo el conocimiento compartido de la empresa, sino mejorando la forma de trabajar, por la inclusión de conocimiento interno / externo en el sistema.

Un sistema de gestión del conocimiento que funcionase debería ser capaz de aclarar aquellas actividades que se han expuesto en esta figura, como por ejemplo:

  • Cómo las personas y por qué van a estar de acuerdo en aportar su conocimiento para el resto de compañeros
  • Cómo se realiza el análisis y la decisión de modificar, ampliar o mejorar tanto los procesos de trabajo como cualquier otra documentación que se utilice tanto para clientes como para uso interno.
  • Etc.

Eso lo veremos en próximos posts acerca del sistema de gestión del conocimiento.

Sergio Ríos (@Sergio_Biable) es Consultor, Formador y Director de Biable, consultora especializada en la innovación en gestión, desarrollando en la actualidad consultoría estratégica y operativa avanzada en entornos 1.0 y 2.0. Actualmente es Docente en Universidades, Escuelas de Negocio y Cámaras de Comercio, en las especialidades: de Management, Estrategia integral 1.0 / 2.0, Empresa 2.0, Herramientas 2.0, y Benchmarking. Además cuenta con una amplia trayectoria como consultor y licenciatario del Modelo EFQM, Innovación, Estrategia y aplicaciones empresariales del Social Media.