La Importancia de la Comunicación Escrita en las Empresas

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businessman the signing contractNos han enseñado que comunicarse es una vía para transmitir mensajes con el otro, sin embargo, poco nos dicen sobre la cantidad de malentendidos que se originan de la falta de claridad o calidad en la misma. Así, la habilidad para comunicarnos ya sea de manera oral o escrita, es no solo un objetivo sino una necesidad en todos los niveles de cualquier organización.

Un escrito eficaz, ya sea correo electrónico, memo, instrucción o un sencillo post dentro de tu red social corporativa, contribuye a mejorar la transmisión y comprensión del mensaje y en consecuencia llegar a un objetivo claro. Para llegar a ello es necesario que el emisor y el receptor tengan exactamente el mismo mensaje sin malinterpretaciones, sin cambios y sin alteraciones, es decir, como si el otro  estuviera pensando lo mismo que yo.

La escritura es entonces un medio que puede facilitar el tránsito de las ideas de una persona a otra, y como en cualquier tipo de comunicación debe cumplir con las funciones de información, expresión y en ocasiones incluso de motivación.

Los mensajes correctamente escritos en las empresas influyen además en el buen funcionamiento de la compañía, proporcionan una imagen de la misma tanto interna como externa y son permanentes, a diferencia de la comunicación oral. Esta última característica es primordial ya que gracias a ella las ideas, pensamientos, instrucciones y cualquier tipo de mensaje queda no solo grabado, sino a la mano en cualquier momento.

Cada situación requiere mensajes escritos diferentes

Por lo tanto es importante tener conocimiento sobre como redactar todo tipo de textos, entre los más comunes: cartas, informes, solicitudes, agradecimientos, memos, presentaciones, e incluso felicitaciones. No es necesario ser meramente formal en todo momento, se dice incluso, que se crea más coherencia en el mensaje, si quien lo recibe lo interpreta como si el otro estuviera hablando, aunque esto no significa usar palabras inadecuadas, expresiones coloquiales o anti sonantes, simplemente se trata de darle un toque más humano.

Lo anterior es aplicable también en el uso de las redes sociales corporativas, debe cuidarse lo que se escribe y cómo se escribe, a fin de cuentas estamos comunicando quiénes somos y lo que hacemos y cómo nos comportamos en todos los niveles de nuestra vida aunque en este momento estemos tratando el ámbito laboral.

Una vez que comprendemos la importancia de la comunicación escrita en las empresas, podemos comenzar a desarrollar esta habilidad de manera más concreta y orientarla a objetivos claros sin dejar de lado la parte motivacional, no se trata entonces solo de informar, ordenar o hacer requerimientos sino de reflejar una ideología y de crear una cultura que debe verse reflejada en todos los tipos de comunicación.

Denisse Caballero (@Dee_Caballero) es Directora de Afiliados en Soicos LATAM, dirigiendo actualmente campañas para Telefónica MoviStar, Bimbo, UVM y Adidas, entre otros; siempre enfocada al performance, los resultados y la optimización de campañas de marketing digital. Con 10 años de experiencia en Team Management y Planning, constantemente se encuentra evolucionando en prácticas y ejecuciones a favor de marcas, clientes y equipo de trabajo. Puedes encontrar más información en su perfil de LinkedIn.

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