Etiquetado: gestión de proyectos Mostrar/ocultar comentarios | Atajos de teclado

  • Ma. Teresa Farfán 9:00 el 21/08/2014 Enlace permanente | Responder
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    Gestión de proyectos en línea, ¿por qué debemos usarla? 

    Tiempo estimado de lectura: 5 minutos

    Gestión de Proyectos OnlineLa gestión de proyectos es la planeación, organización y uso adecuado de los recursos con los que contamos para llevar a cabo cierto proyecto en el que se deben tomar en cuenta las fechas definidas de entrega, las tareas de cada miembro del equipo, etc.

    El desafío más grande de la gestión de proyectos es alcanzar la meta de dicho proyecto y debe quedar claro que para que esto suceda se debe, primero, lograr la integración del equipo de trabajo, una vez que esto se ha logrado será más fácil lograr la optimización de recursos.

    El primer paso dentro de la gestión de proyectos es la asignación de responsabilidades sobre las tareas que se deben llevar a cabo, una vez hecho esto se analizan las fechas de vencimiento, las necesidades de cada tarea a realizar, etc.

    Para hacer este proceso más ágil, se debe tener alguna forma de comunicación con el personal de la empresa; esto ayudará a que se lleve a cabo la gestión de proyectos, al mantener a todos al tanto del estado del proyecto.

    Lo que se debe comunicar a los participantes.

    El uso de una forma de comunicación interna es para que los participantes del proyecto estén enterados de todas las actividades y el ritmo al que se van llevando a cabo, de este modo, cada uno conocerá el momento en el que es necesaria una acción suya y, también, en qué parte del proceso se están deteniendo ciertas actividades.
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  • Patricia Fernández Carrelo 9:00 el 24/07/2014 Enlace permanente | Responder
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    Zyncro y Yanomo: Socializando la gestión de proyectos 

    Tiempo estimado de lectura: 4 minutos

    Partnership_ZyncroYanomoLa pasada semana, la empresa holandesa especialista en software de gestión de proyectos Yanomo y el proveedor de software social Zyncro llegaron a un acuerdo para ofrecer juntos una solución cloud con funcionalidades para el control y seguimiento del tiempo, la facturación y la gestión de presupuestos con una capa social añadida gracias a una Red Social Corporativa con la que impulsar la colaboración en cualquier proceso de gestión de proyectos.

    Esta nueva solución integrada está dirigida a empresas que buscan agilizar y potenciar la comunicación, agilizar la gestión de tareas y proyectos, facilitar el trabajo en equipo, proporcionar una visión más transparente de los procesos y hacer que sus empleados sean más productivos y eficientes.

    Yanomo ofrece a las empresas funcionalidades de gestión de forma sólida y con una interfaz social y sencilla.  Su software permite a los usuarios realizar un seguimiento de tiempos de trabajo, tareas, gastos, presupuestos y progreso de proyectos, todo ello dentro de la Red Social Corporativa Zyncro. Zyncro permite a las empresas comunicarse en un entorno seguro y cerrado y ayuda a las organizaciones a maximizar su potencial mediante el uso de la tecnología social aplicada al mundo de los negocios, lo que tiene un impacto directo en los resultados finales gracias a la participación directa de los empleados y a la inclusión de sus ideas en las propuestas y los procesos de negocio.

    Todo el conocimiento sobre un proyecto (formal e informal) en una solución combinada

    Con la integración de Zyncro y Yanomo toda la información relacionada con el seguimiento de tiempos, las tareas, las fases, los avances, las personas involucradas y los informes de evaluación pueden ser fácilmente compartidos en un entorno social privado, seguro y corporativo: Zyncro, tu Red Social Corporativa. Ambas soluciones se pueden adaptar a las necesidades específicas de cada cliente gracias a su amplia capacidad de personalización, integraciones y aplicaciones móviles. Además, Zyncro se comercializa en cloud o como un software instalado en la infraestructura propia del cliente y como marca blanca, incluyendo las aplicaciones móviles.

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  • Carlos González Jardón 9:00 el 27/05/2014 Enlace permanente | Responder
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    Oficinas de Dirección de Proyectos: ¿qué son y qué tipos hay? 

    Tiempo estimado de lectura: 8 minutos

    Nota del editor: La semana pasada publicábamos un artículo de Carlos González Jardón en el que nos hablaba de las Oficinas de Gestión de Proyectos como la herramienta de búsqueda de eficiencia en el uso de los recursos dentro de las organizaciones. Aquel artículo terminaba con una pregunta que ahora responde con un nuevo artículo: ¿qué es una oficina de proyectos y qué tipos nos podemos encontrar?

    ¿Qué entendemos por Oficina de Dirección de Proyectos (PMO)?

    Oficinas de Gestión de Proyectos: ¿qué son y qué tipos hay?Podemos encontrar múltiples definiciones de lo que es una Oficina de Dirección de Proyectos (PMO). Si nos quedamos con la definición establecida por el PMBok® (Project Management Body of Knowledge), uno de los estándares de gestión de proyectos más extendidos, una PMO es una estructura de gestión que estandariza los procesos de gobierno relacionados con el proyecto y hace más fácil compartir recursos, metodologías, herramientas y técnicas.

    Las responsabilidades de una PMO pueden abarcar desde funciones de soporte para la dirección de proyectos hasta la responsabilidad de la propia dirección de uno o más proyectos.

    La PMO integra los datos y la información de los proyectos estratégicos corporativos y evalúa hasta qué punto se cumplen los objetivos estratégicos de alto nivel. La PMO constituye el vínculo natural entre el portafolio, conjunto de programas y proyectos de la organización y los sistemas de gestión corporativos. ¿Y cómo se lleva eso a las empresas?

    Tipos de PMO en las empresas

    No todas las empresas implantan las PMO de la misma forma. Cada empresa tendrá que decidir qué función deberá desempeñar y adaptar la estructura y capacidad de la PMO a dicha función. A grandes rasgos, nos podemos plantear varios modelos de PMO en función del grado de control e influencia que ejercen sobre los proyectos en el ámbito de la empresa:

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  • Carlos González Jardón 9:00 el 20/05/2014 Enlace permanente | Responder
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    Oficinas de Gestión de Proyectos ¿Moda o Estrategia? 

    Tiempo estimado de lectura: 5 minutos

    Oficinas de Gestión de Proyectos ¿Moda o Estrategia?En todas las crisis la reducción de costes suele ser la primera actuación que se realiza en cualquier organización. Sin embargo, estas medidas suelen tener un recorrido relativamente corto y tienen que estar acompañadas de otras medidas que permitan optimizar el uso de recursos humanos y materiales, con una perspectiva de largo plazo.

    En esas épocas de escasez tenemos que asegurarnos de que los medios de los que disponemos se utilizan (“gastan”) de manera eficiente en actividades que aportan valor a las organizaciones. Por eso, es muy importante establecer mecanismos que nos permitan conocer a qué dedicamos nuestros recursos, identificar qué actividades y proyectos pueden aportar un mayor valor y enfocar los recursos a dichas actividades.

    “Lo que las empresas deben lograr es que los mecanismos que se implantan por necesidad, para optimizar el uso de recursos, pasen a ser parte de la cultura organizativa, y no queden simplemente como medidas coyunturales“.

    En este escenario las Oficinas de Dirección de Proyectos (PMO’s-Project Management Office) pueden convertirse en ese tractor de cambio cultural y búsqueda de la eficiencia en el uso de los recursos dentro de las organizaciones.

    De hecho, en los últimos años, quien más quien menos ha oído hablar alguna vez de las PMO’s. Hasta no hace mucho, era difícil encontrar empresas, ya fueran grandes o pequeñas, en las que estuviera identificado de forma clara una PMO (en algunas simplemente tenían un enfoque más técnico que gestor: Oficina Técnica de Proyectos). Pero de un tiempo a esta parte, especialmente a raíz de la última crisis, su uso se ha ido extendiendo de forma constante.

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  • Carlos González Jardón 9:00 el 24/02/2014 Enlace permanente | Responder
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    Las PYMES y la dirección de proyectos 

    Tiempo estimado de lectura: 9 minutos

    Algunos de los que estáis leyendo éste y otros de los artículos publicados en este blog, es probable que tengáis cierta cara de escepticismo o indiferencia ante algunos de los temas que se han ido comentando. Seguramente muchos de vosotros pertenezcáis a ese gran grupo de personas que trabaja en una PYME o seáis autónomos. No en vano, España es una país con una fuerte presencia de PYMES y micro-empresas: A 1 de enero de 2013 más de 1,68 millones de empresas no tenía empleados, lo que supone un 53,4% del total. Además, otras 922.646 (29,3% del total) tenían entre uno y dos empleados. Eso significa que más de ocho de cada 10 empresas tenían dos o menos asalariados y las empresas que emplearon a más de 20 trabajadores sólo representaron el 4,3% del total. (Fuente http://www.ine.es: último dato publicado del Directorio Central de Empresas (DIRCE) a 1 de enero de 2013).

    En este escenario, es lógico entender ese escepticismo o ver cómo muchos dicen que “la gestión de proyectos está muy bien, pero no es para mi”Al fin y al cabo, en la mayoría de las pymes el equipo de trabajo se puede contar con los dedos de una mano, y sobran 4 😉

    Sin embargo, eso no significa que no podamos utilizar estas herramientas y técnicas en nuestra gestión del día a día, en nuestros proyectos, con independencia del tipo de empresa en la que trabajemos.

    Lo primero que hay que dejar claro es qué proyectos se hacen tanto en grandes empresas como en pequeñas, incluso autónomos. Eso sí, lógicamente no tienen la misma envergadura (duración, esfuerzo, recursos,…) que en una gran empresa. Pero incluso una pequeña carpintería, una gestoría o un pequeño despacho de abogados realiza trabajos que realmente son proyectos y se pueden gestionar como tal: la construcción de un mueble de cocina es un proyecto, la elaboración de la declaración fiscal podría gestionarse como un proyecto, o incluso un pleito. Hay que recordar que un proyecto es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado único: una cocina terminada, la declaración de la renta, una sentencia, etc….

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    • Enrique Castilla 9:28 el 25/02/2014 Enlace permanente | Responder

      Muy buen articulo Carlos. Muchas gracias por tu aporación

    • Santiago Vidal 8:47 el 26/02/2014 Enlace permanente | Responder

      No podría estar más de acuerdo con lo que comentas Carlos. Además creo que es muy importante el matiz que haces con respecto a las herramientas ya que una herramienta en sí misma no nos aporta un método de trabajo, simplemente es una ayuda, por lo tanto, es necesaria pero no suficiente.

      • Ana Asuero 10:00 el 26/02/2014 Enlace permanente | Responder

        Gracias por tu comentario Santiago. Las herramientas son necesarias pero no lo más importante. Lo imprescindible como apunta Carlos en este artículo es la definición de un método de trabajo.

    • Carlos Gonzalez Jardon 0:48 el 27/02/2014 Enlace permanente | Responder

      Muchas Gracias por vuestros comentarios. Creo que nunca se debe de perder el foco y antes que la herramienta tiene que estar el proceso, una sistemática de trabajo.

  • Carlos González Jardón 9:00 el 15/01/2014 Enlace permanente | Responder
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    Las Habilidades de un Director de Proyecto 

    Tiempo estimado de lectura: 8 minutos

    En el anterior artículo nos centramos en remarcar la importancia del rol de Director de Proyecto y cuáles son sus funciones principales, pero ¿qué nos convierte en un buen director de proyecto? Dirigir/liderar un proyecto es algo más que ejecutar un conjunto de actividades, se requieren unas habilidades especificas distintas de las que podríamos necesitar como técnico/especialista de proyecto.

    A la hora de gestionar/dirigir un proyecto el director de proyecto deberá:

    • Planificar los trabajos/actividades que tienen que ser realizados para alcanzar los objetivos del proyecto y cumplir las expectativas del cliente.
    • Organizar todos los elementos (recursos) que interaccionan a lo largo de la vida de un proyecto. Esta actividad requerirá que el director de proyecto disponga de cierto nivel de autoridad dentro de la organización.
    • Gestionar las personas, ya sean clientes, usuarios, equipo de proyecto, etc… en definitiva, los stakeholders. Los proyectos son realizados por personas y no siempre los objetivos son compartidos o son entendidos de manera correcta.
    • Dirigir y Liderar. Liderar es algo más que mandar o dar órdenes. Un buen líder forma parte del mismo equipo que trabajo que está liderando y no es un “agente externo” que se limita a establecer unos objetivos a alcanzar y unas tareas a ejecutar. El líder se implica con el propio equipo.
    • Controlar/Monitorizar que el proyecto se está desarrollando conforme el plan establecido y, si no es así, definir las medidas correctivas necesarias.

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  • Carlos González Jardón 9:00 el 28/10/2013 Enlace permanente | Responder
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    La importancia del director de proyecto 

    Tiempo estimado de lectura: 10 minutos

    Una de las primeras actividades que se tiene de abordar a la hora de arrancar un proyecto en cualquier organización, incluso antes del propio inicio formal (Project Kickoff), es nombrar/asignar un Responsable de Proyecto. El papel de esta persona es clave ya que será la encargada de guiar/coordinar/liderar/dirigir todos los aspectos relacionados con el proyecto. Aunque no lo parezca, este punto se puede convertir en un auténtico quebradero de cabeza a lo largo de la vida del proyecto.

    En muchos proyectos he podido ver que realmente no hay identificada una única persona responsable de la toma de decisiones, sino que la responsabilidad del proyecto está diluida entre las distintas personas encargadas de los diferentes aspectos del proyecto: técnicos, legales, funcionales, de negocio.

    Que existan responsables concretos en ámbitos específicos dentro del proyecto (sobre todo en grandes proyectos) de por sí no es malo, pero lo que tenemos que tener claro es que, al final, siempre tiene que haber una única persona con la capacidad de tomar decisiones dentro del proyecto: resolver conflictos, elegir entre diferentes opciones, coordinar las distintas partes del proyecto, comunicar el avance del proyecto, etc….

    Es lo que se denomina accountability: una única persona que tiene la responsabilidad total/integral del proyecto, encargada de velar para que el proyecto alcance sus objetivos.

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  • Carlos González Jardón 9:00 el 20/08/2013 Enlace permanente | Responder
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    ¿Qué es la gestión de proyectos? 

    Tiempo estimado de lectura: 8 minutos

    Éste es mi tercer artículo en Zyncro. En los dos anteriores el eje principal ha girado sobre algunos de los aspectos relevantes en el ámbito de los proyectos. Ya hablamos de la gestión de proyectos en Redes Sociales Corporativas y de la importancia de la comunicación en la gestión de proyectos.

    Así que antes de seguir avanzando en otros aspectos relacionados con la gestión de proyectos ¿tenemos todos claro que entendemos por gestión de proyectos? o mejor dicho, ¿entendemos todos lo mismo por proyecto? La palabra proyecto es uno de esos términos que escuchamos y empleamos constantemente, tanto en el ámbito académico como profesional, incluso en el personal: “Tengo que acabar este proyecto”, “Estoy en medio de un proyecto importante”, “tengo que entregar el proyecto esta semana” etc. Múltiples proyectos forman parte de nuestro día a día pero, ¿qué es realmente un proyecto?

    Uno de los objetivos de la mayoría de los estándares y metodologías es fijar un lenguaje común para que todo el mundo entienda lo mismo. Vamos a fijar algunos términos.

    ¿Qué es Proyecto?

    No todas las actividades que realizamos en nuestro día a día se enmarcan dentro del concepto de proyecto. A grandes rasgos, tenemos que distinguir entre Proyectos y Operaciones:

    Las operaciones son aquellas tareas continuas y repetitivas que se realizan como parte del funcionamiento habitual de la empresa. Vender, atender a los clientes, entregar los bienes, comprar, organizar los almacenes, facturar, cobrar, pagar las nóminas, responder al teléfono… Una definición más formal diría que la función de operaciones se relaciona con la producción de bienes y servicios que resultan de procesos de transformación de inputs en outputs. En definitiva, las operaciones se desarrollan para apoyar el día a día de la empresa y son necesarios para alcanzar los objetivos estratégicos y tácticos.

    Proyecto es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado único, es decir, alcanzar un objetivo y finalizar. Esa naturaleza temporal indica que un proyecto, tiene que tener un principio y un final (ya sea un proyecto grande o pequeño). Las actividades necesarias para alcanzar ese objetivo se encuentran interrelacionadas y se desarrollan de manera coordinada.

    La forma de abordar ambas actividades son distintas, por lo que el acercamiento de gestión a dichas disciplinas tiene enfoques distintos:

    • Cuando hablamos de Gestión Operativa nos referimos al proceso que llevamos a cabo para llevar a cabo dichas actividades de la forma más eficiente y eficaz posible. Optimización de los recursos, disponibilidad, optimización de procesos, tiempo de respuesta son los puntos más relevantes.
    • Cuando hablamos de Gestión por Proyectos nos referimos al conjunto de actividades que llevamos a cabo para asegurar que se cumple el objetivo del proyecto en plazo, coste y alcance. De forma más formal, la gestión de proyectos es la aplicación de conocimiento, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades del proyecto para cumplir con los requisitos del proyecto. La finalidad de un proyecto es alcanzar su objetivo y luego concluir.

    Ambos enfoques pueden estar relacionados ya que, muchas veces, cuando concluye el proyecto suele empezar la gestión operativa del producto/servicio.

    ¿Qué nos aporta la Gestión por Proyectos?

    Ya conocemos la definición formal de proyectos, pero, ¿por qué surge esta disciplina? Básicamente para ayudar a los Directores de Proyectos a minimizar el riesgo de fracaso de un proyecto. Y ya que hablamos de fracaso de proyecto, ¿cuáles son los principales motivos para que un proyecto fracase? Hay muchos factores, y muy interrelacionados entre sí, pero podíamos enumerar las siguientes causas como las más relevantes:

    • Necesidades del usuario/cliente no satisfechas o no identificadas
    • Cambios no controlados en el alcance del proyecto (corrupción del alcance)
    • Sobrecostes
    • Retrasos en la entrega
    • Falta de implicación (del usuario, proveedores, equipo proyecto,…)
    • Pobre comunicación
    • Ignorar los riesgos del proyecto
    • Ausencia de una planificación formal
    • Los roles y responsabilidades no están claramente establecidos
    • Objetivos cambiantes y poco claros
    • Requisitos ambiguos
    • No se gestionan las expectativas
    • Estimaciones erróneas/poco realistas
    • Ausencia de metodologías, plantillas y documentación
    • Falta de recursos
    • Falta de formación
    • Poco o nulo soporte de dirección
    • etc

    Como podéis ver, las causas son muchas, y para minimizar su impacto hay diversas aproximaciones/metodologías que nos ayudan a dirigir la ejecución de los proyectos.

    Metodologías de Gestión de Proyectos

    No es objetivo de este artículo hacer una enumeración exhaustiva de todas las metodologías y estándares de gestión de proyectos, pero aquí os dejo las más relevantes actualmente y que puede ser aplicadas en distintos sectores y ámbitos:

    Las dos primeras, PMBok(r) y Prince2, son las más conocidas y, probablemente, las más extendidas. La norma ISO 21500, que se ha publicado en 2012, y a principios de este año se ha convertido en norma UNE en España (UNE-ISO 21500:2013), es posible que vaya adquiriendo poco a poco más relevancia.

    Más allá de una metodología en concreto, lo importante es tener claro todos los aspectos relevantes de un proyecto. Las metodologías nos darán un marco de referencia, unas buenas prácticas, una guía que tendremos que adaptar a la realidad de nuestra empresa y nuestro proyecto.

     Carlos González Jardón (@cgjardon) es Consultor y Formador en Dirección de Proyectos. Con más de 18 años de experiencia en el sector TI, su actividad gira entorno a la Dirección de Proyectos TI y estándares de calidad como CMMi. Es Ingeniero Técnico en Informática por la Universidad de Vigo, Master Executive por ICAI/ICADE y Certificado PMP por el Project Management Institute (PMI). Actualmente es Consultor en Gestión de Proyectos en Tecnocom.

    En Zyncro creemos que la adecuada gestión de proyectos es una de las claves para el éxito de cualquier organización. Por eso, apostamos por el uso de tecnología social aplicada al mundo de la empresa como forma de mejorar los procesos de trabajo e impulsar la transformación empresarial. ¿Ya conoces los beneficios de las Redes Sociales Corporativas o las Redes Sociales Privadas? Descubre porqué otros clientes nos han elegido.

     

     
  • José Miguel Bolívar 9:00 el 23/07/2013 Enlace permanente | Responder
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    GTD: Tu Productividad Personal necesita Control y Perspectiva 

    Tiempo estimado de lectura: 3 minutos

    Nota del editor: En Zyncro nos gusta hablar de productividad y ayudar personas y organizaciones a incrementar sus niveles de productividad personal. Hoy compartimos con vosotros este artículo que José Miguel Bolívar publicó en su blog y cuyo enfoque sobre este tema nos ha parecido muy interesante. Gracias José Miguel por dejarnos difundir tu contenido.

    Probablemente conozcas a personas que viven en una situación de angustia permanente. Personas para las que frases “no llego” o “la vida no me da para más” forman parte del repertorio habitual. A lo mejor también conoces a alguna de esas pocas personas que habitualmente exhiben una casi insultante tranquilidad, como si los problemas cotidianos “les resbalaran”. Incluso es posible que tú te hayas sentido así en ocasiones, por ejemplo, el día que te vas a tomar unas merecidas vacaciones…

    ¿Qué marca la diferencia entre unas personas y otras? Tal vez creas que es fruto del destino o que hay personas que son más afortunadas que las demás, pero en realidad rara vez es así. Lo que diferencia vivir bajo permanente estrés de ser tú quién está al volante de tu vida es simplemente un proceso, es decir, un conjunto de acciones -sencillas y fáciles de identificar- que cambian la forma en la que enfocas tu atención y tu conciencia hacia los distintos aspectos de la realidad.

    En otras palabras, alcanzar los niveles de control y perspectiva que se necesitan para recuperar tu vida no es algo al alcance de unos pocos privilegiados, sino de cualquier persona comprometida con conseguirlo porque, y esto es una excelente noticia, comprender estos principios y seguir este proceso está al alcance de cualquiera que lo desee.

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  • Carlos González Jardón 9:00 el 06/06/2013 Enlace permanente | Responder
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    La importancia de la comunicación en la gestión de proyectos 

    Tiempo estimado de lectura: 8 minutos

    Facebook, Twitter, Google, internet, blogs, correo electrónico, teléfono, Whatsapp… desde siempre una de las principales preocupaciones del ser humano ha sido comunicarse. Queremos compartir datos, transmitir una idea, ampliar conocimientos, en definitiva, recibir y transmitir información.

    Desde la perspectiva de un responsable de proyecto, la comunicación es una de las habilidades clave que tiene que cuidar y potenciar.

    Sin embargo, y a pesar de esa importancia, es curioso que algo que hacemos continuamente, tanto en nuestra vida personal como profesional, muchas veces no le dedicamos el tiempo suficiente, sobre todo en algo tan relevante como un proyecto.

    ¿Por qué falla la comunicación en los proyectos?, ¿Por qué algo tan “natural” como comunicarse puede suponer un importante quebradero de cabeza y llevar incluso al fracaso de proyectos?

    Algunas de las causas más comunes son:

    • Información errónea, incompleta, excesiva, inconsistente o sesgada.
    • Interlocutor no válido.
    • Manejo de los tiempos inadecuados.
    • Medios de transmisión incorrectos.
    • Falta de claridad.
    •  

    La comunicación supone una parte importante de nuestro día a día y deberíamos prestarle la atención que se merece: un responsable de proyecto invierte la mayor parte de su tiempo (pudiendo llegar en momentos a superar más de las 2/3 partes) en comunicarse: con su equipo de trabajo, los clientes del proyecto, los usuarios, los proveedores, los gestores de su organización, compañeros de trabajo con los que interactúa, etc… Esta comunicación se realiza de diversas formas: negociando, reportando el estado de un proyecto, asignando trabajo al equipo, obteniendo información de la ejecución del proyecto, etc…

    Lo primero que tenemos que tener claro, aunque a veces parecemos olvidarlo, es que en cualquier comunicación siempre hay dos puntos de vista: la parte transmisora y la parte receptora. Estos dos puntos de vista se pueden relacionar de una forma síncrona/simultánea (comunicaciones presenciales, videoconferencias,…) o de forma asíncrona (correos, informes, blogs,…) y tenemos que cuidarlas por igual: muchas veces pensamos tanto en lo que queremos transmitir que no prestamos atención a lo que nos están transmitiendo y perdemos información valiosa para entender el entorno.

    A la hora de poder comunicarnos de forma eficiente tenemos que identificar los tipos de comunicación que podemos utilizar, ya que afectará a la forma en que debemos de transmitir el mensaje (no podemos escribir un correo electrónico como si estuviéramos escribiendo un Whatsapp, o un documento funcional como si estuviéramos redactando una novela). Las formas son tan importantes como el fondo (continente vs. contenido).

    En toda comunicación tenemos que tener en cuenta diferentes dimensiones:
    • Interna, con el equipo de trabajo/proyecto, y Externa, con el cliente/usuarios/proveedores
    • Formal vs. Informal. Informes, presentaciones, documentos vs. correos electrónicos, conversaciones de pasillo o telefónicas.
    • Vertical, hacia los distintos niveles de la estructura organizativa, y Horizontal, entre los compañeros.
    • Oficial y No Oficial. Comunicación con organismos oficiales o interna de la compañía, y comunicación con compañeros, colaboradores.
    • Escrita vs. Oral.
    • Verbal vs No Verbal. A veces le prestamos poca atención a la comunicación no verbal pero, como nos comportamos ante un interlocutor (actitud, postura, comportamiento, distracciones…), puede suponer una barrera a la hora de comunicarnos.

    Estas diferentes dimensiones deberán determinar nuestra actitud y cómo enfocamos la comunicación con nuestro interlocutor y en nuestro proyecto. Según muchas encuestas, mejorar la comunicación se sitúa entre las principales medidas para mejorar la ejecución de los proyectos.

    ¿Qué podemos hacer para nuestra comunicación?
    • Planificar y preparar la comunicación. En un proyecto no podemos dejar la comunicación a la improvisación. Tenemos que tener claro qué queremos transmitir, cuando hacerlo, cómo hacerlo, qué soporte vamos a usar y, sobre todo, quienes serán nuestros interlocutores. Hay que limitar al máximo la improvisación, para evitar el riesgo de decir lo que no se debe.
    • Utilizar un lenguaje simple. Esto es muy importante en un entorno altamente especializado, sobre todo en comunicaciones con usuarios. Muchas veces tendemos a usar un lenguaje que sólo entendemos en nuestro ámbito de trabajo (ingenieros, …). Tenemos que comunicar pensando en quien recibe el mensaje, no en quien lo emite.
    • Obtener feedback del receptor. Este punto nos permite reforzar la comprensión del mensaje. Tenemos que asegurarnos que nuestro interlocutor ha entendido lo que queremos transmitir.
    • Establecer múltiples canales de comunicación. Tenemos que definir cuales son las líneas de comunicación principales en nuestro proyecto, y formalizarlas/controlarlas: informes, redes sociales corporativas, intranets, etc…
    • Determinar la sensibilidad del receptor respecto a la información que se va a transmitir.
    • En comunicaciones presenciales (cara a cara), prestar atención al lenguaje corporal del receptor. Esto nos dará pistas de si la información se está recibiendo correctamente.
    • Comunicar en el momento adecuado, y con el formato y medios correctos.
    • Reforzar las palabras con acciones. Debemos de evitar actitudes tipo “haz lo que digo, no lo que hago”.
    • Escucha activa. Esto significa que tenemos que escuchar y entender la comunicación desde el punto de vista del que habla.

    En definitiva, tenemos que tener siempre presente que “Una comunicación de proyectos efectiva asegura que la persona adecuada dispone, en el momento apropiado, de la información requerida, utilizando los medios y los formatos adecuados”.

    La importancia de una buena comunicación se ha convertido en algo indispensable para lograr el éxito en los proyectos y en la gestión de las organizaciones.

    Carlos González Jardón (@cgjardon) es Consultor y Formador en Dirección de Proyectos. Con más de 18 años de experiencia en el sector TI, su actividad gira entorno a la Dirección de Proyectos TI y estándares de calidad como CMMi. Es Ingeniero Técnico en Informática por la Universidad de Vigo, Master Executive por ICAI/ICADE y Certificado PMP por el Project Management Institute (PMI). Actualmente es Consultor en Gestión de Proyectos en Tecnocom.

     
    • Albert 0:11 el 17/08/2015 Enlace permanente | Responder

      Interesante post, ya que la comunicación es una de las bases de una buena gestión de proyectos, y su falta uno de los motivos de fracasos. Esto es así porque al final todo se basa en las personas que forman parte del equipo del proyecto y su capacidad de trabajar conjuntamente y ordenadamente.
      Para ayudar al director del proyecto a conseguir una buena comunicación (fácil y organizada), existen herramientas específicas. Adjunto un enlace a un post que muestra las características de estas herramientas, su uso dentro del proyecto, y algunas de las disponibles.

      http://www.recursosenprojectmanagement.com/herramientas-de-colaboracion/

    • Albert 11:46 el 11/09/2015 Enlace permanente | Responder

      Totalmente con lo dicho en este artículo, ya que los proyectos los ejecuta el equipo, por tanto conseguir una buena comunicación bidireccional entre el director del proyecto y el equipo es básico.
      Para ayudar en este aspecto adjunto un enlace a un artículo que trata sobre diferentes herramientas existentes que ayudan a mejorar la comunicación dentro de un proyecto.

      http://www.recursosenprojectmanagement.com/herramientas-de-colaboracion/

    • Jaime 0:05 el 17/10/2015 Enlace permanente | Responder

      Estimado Carlos.
      Que medidas preventivas puedo adoptar al inicio de un proyecto para evitar problemas de comunicación en el desarrollo del mismo?

      • Carlos 0:07 el 16/12/2015 Enlace permanente | Responder

        Hola Jaime

        Lo primero disculpa la tardanza en contestar esta pregunta.

        Desde mi punto de vista uno de los aspectos más relevantes a la hora de evitar problemas de comunicación es identificar todas las personas afectadas/participantes en el proyecto (análisis de stakeholders) para establecer cuales son las expectativas del proyecto y que información hay que reportarle y cada cuanto tiempo. Muchas veces el problema es que la información no se transmite en momento y forma adecuada. La comunicación no puede ser como una tarifa plana. En proyectos complejos se hará necesario establecer un plan completo de comunicación que establecerá no sólo con QUIEN nos tenemos que comunicar, sino QUE comunicar, COMO comunicarlo (herramientas) y CUANDO (periodicidad).

        Este tema da para mucho ya que, por ejemplo, una simple reunión de seguimiento de proyecto tiene una liturgia que tenemos que preparar en detalle en función de los objetivos y quién asistirá.

        Un Saludo

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